Existe mais de milhão de advogados no Brasil. O caminho natural da maioria dos advogados é o empreendedorismos seja atuando de forma autônoma (62%) ou se organizando em escritórios e sociedades (27%), segundo a OAB.
O fato é que esse mercado movimenta R$ 50 Bilhões ano e a formação acadêmica não prepara esses profissionais para a gestão dos seus negócios.
Assim, basta abrir uma Sociedade e começar a crescer, que começam as dores mais comuns como a de processos financeiros. Adequar essa gestão pode evitar muitos desperdícios, melhorar a produtividade e aumentar a rentabilidade dos negócios.
O que fizemos, nos aprofundamos nas dores do setor para entregar serviços e processos adequados. Hoje vou dividir essas dores e as soluções.
Gestão de reembolsos de clientes
O trabalho de um advogado é intelectual, porém na prestação de serviços muitas vezes existe pagamento de taxas, autenticações, cópias e outras despesas que são suportadas pelos clientes, pois não fazem parte do trabalho.
Assim, logo que começa a operar, muitos escritórios e sociedades se deparam com a gestão de despesas reembolsáveis dos seus clientes. Em alguns casos a cobrança dos reembolsos é periódica, mais já em outros onde há êxito envolvido, a cobrança é realizada no final do processo.
Esse reembolso deve ser muito bem controlado, pois não se trata de uma receita, e os documentos, e comprovantes para o processo financeiro, contábil e fiscal adequados. Se forem inclusos na nota fiscal o escritório receberá menos por causa da tributação.
Ao longo da nossa jornada de terceirização do financeiro, encontramos os mais diversos processos e controles, sendo o mais comum em planilha e invariavelmente haviam falhas e perdas financeiras.
Os principais problemas foram:
- Não registro de despesas reembolsáveis pela falta de conciliação.
- Confusão no registro em planilhas.
- Perda de documentos de despesas.
- Falta de cobrança periódica.
Para solucionar isso, adotamos uma ferramenta de gestão que permitisse o controle de despesas reembolsáveis.
O ERP permitiu criar um processo de controle, onde com a conciliação e identificação da despesa, associar a Ordem de Serviço ou ao Contrato e realizar a cobrança. Assim a despesa nunca ficará perdida em controles paralelos.
O sistema de Gestão escolhido dispara uma cobrança única, combinando a nota fiscal de serviço e o recibo não fiscal para o reembolso. Isso contribui para reduzir a inadimplência e evita perdas.
Apontamento de serviços por horas
Como serviços intelectuais, existem muitos escritórios que cobram por horas. Essa é inclusive uma das formas indicadas pela OAB em sua tabela referencial.
E aqui temos dois aspectos. O escritório tem que fazer contas e mais contas na hora de fazer o faturamento, a partir do Time Sheet, e normalmente o cliente questiona a cobrança e a nota fiscal.
Ainda há os casos que o escritório manda previamente o time sheet para a validação dos valores para evitar tal confusão.
Como resolvemos. Fizemos os cadastros do tipo de serviços e toda configuração de impostos, por hora no sistema, assim o valor a ser cobrado é um múltiplo das horas, e a informação fica registrada na nota fiscal de serviços.
Desta forma no momento de faturar, facilitamos a informação dos sócios do escritório recebendo o cálculo de horas e incluindo na ordem de serviço, e a informação na nota fiscal se torna mais legível para o cliente que entende como está sendo cobrado.
Um benefício adicional é no caso de o escritório praticar desconto para determinado cliente, fica claro para ele que ele teve um desconto, permitindo um sentimento de benefício adicional ao cliente.
Controle de contratos recorrentes
Casa de ferreiro o espeto é de pau. Ditado famoso mais que serve muito para a dor que vou discutir aqui. Normalmente em todos os contratos de recorrência existe uma clausula de reajuste atrelado a um índice, correto?
Todos os Advogados ajudam seus clientes a criar esse tipo de clausula. Mas uma coisa é prever a outra é executar.
Para executar é preciso controle, e infelizmente o dia a dia dos advogados é tão atribulado, tão corrido, que muitos não conseguem fazer isso da forma adequada, principalmente com a utilização de planilhas.
Não executar reajustes nos prazos prejudica a receita e o caixa dos escritórios de advogados. Meses acumulados de não reajuste prejudica a sua realização, pois somente é feito com muita discussão com o cliente.
Felizmente o sistema de gestão ERP utilizado tem um controle bem eficiente de contratos indicado com antecedência o seu vencimento e preparando ele para o reajuste. Sem uma ação inclusive ele não permite o faturamento, portanto você tem que executar uma ação, ou reajusta, ou prorroga o contrato.
Isso permite ter um processo bem estruturado e não deixar que passemos desapercebidos por essa situação.
Controle e previsibilidade de êxitos e sucumbências futuros
Outra característica de muitos escritórios e o trabalho com serviço + êxitos ou ainda trabalhar somente com êxitos, principalmente aqueles que atendem causas trabalhistas.
Essa decisão impacta por demais o fluxo de caixa do escritório e suas decisões de gastos.
Já falamos sobre os reembolsos, quando eles são junto com os êxitos o impacto é maior.
O que fizemos, realizamos as previsões de êxitos criando ordens de serviços futuros, alocando os reembolsos e permitindo ter um fluxo de caixa organizado. Conforme os processos se desenrolem essas previsões são ajustadas e o fluxo de caixa fica organizado.
Divisão de lucros e pagamento de parceiros
Escritórios que possuem muitos sócios normalmente constroem regras de distribuição de lucros no seu acordo.
Pode ocorrer, por exemplo, que o advogado capte uma oportunidade que não vá atuar, e com isso ganhe um percentual, ou ainda que ele ganho sobre os seus resultados após a distribuição de despesas administrativas.
Essa multiplicidade de regras pode ser tratada com um bom sistema de gestão que controle comissões e centro de custos. Foi o que fizemos.
Utilizamos o Omie para criar um comissionamento, aonde o sócio do direito civil que trouxer uma causa tributária, possa receber um percentual sobre a causa.
Já na apuração dos resultados, utilizamos os centros de custos separando as despesas e receitas dos processos de acordo com os sócios ou áreas de atuação do escritório, e rateando as despesas administrativas.
Desta forma é possível que o acordo de sócios seja plenamente atendido de forma simples, com a informação por relatórios direto do sistema e sem as planilhas de excel que sempre confundem.
Conclusão
Como vimos, escritórios de advogados possuem muitas dores que podem causar prejuízos ou ainda prejudicar a situação e a visão do caixa disponível.
A melhor forma de resolver tudo isso é a combinação de bons processos e um sistema adequado para resolver essas questões.
A escolha dos dois itens é muito importante como podemos conferir, portanto considere isso ao escolher um prestador de serviços financeiros, podendo contratar o BPO adequado e não se esqueça de apoiá-lo com tecnologia.
Você tem um escritório com esses problemas? Fale com a gente.
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